時間管理のマトリックス【重要なことに時間を使う方法】

時間管理のマトリックス【重要なことに時間を使う方法】 時間管理術で仕事効率化
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時間管理のマトリックス初心者
時間管理のマトリックス初心者

時間管理のマトリックスの具体的な使い方を知りたい。
仕事の優先順位はどうやって決めればいいのかな?
いつも忙しくて、なかなかタスクが終わらない。。
この仕事、やった方がいいのはわかってるんだけど、時間が取れない。

という悩みにお答えします。

時間管理のマトリックスの具体的な使い方をお探しですか?
このページでは時間管理のマトリックスを使って、仕事の優先順位をつけ、重要なことに時間を使う方法ご紹介しています。
時間管理のマトリックスを使うと時間の使い方が変わります。
私もこれによって仕事の生産性が劇的に変わりました。忙しくて時間がない方は特にパフォーマンスが上がります。
優先順位を認識できるようになることで、時間の使い方が変わってきます。時間をコントロールして、忙しくて時間がない方は特にパフォーマンスが上がります。

時間管理のマトリックス【重要なことに時間を使う方法】

優先順位を決めるときによく使う方法で、重要度と緊急度のマトリックス(表)に分類するという方法があります。

(1)は重要かつ緊急性の高いこと 
(2)は重要だけど緊急ではないこと
(3)は重要ではないけど緊急なこと
(4)は重要でも緊急でもないこと

このうち、1) が優先順位第1位であることは間違いありませんが、
2) に時間を割けるかで将来的な成果が大きく変わってきます。
3) は重要ではないのに時間を取られます。
4) はスマホなどの誘惑で、時間を浪費させられてしまいます。

時間管理でスケジュールを立てる理由と優先順位

スケジュールを立てる理由は「重要なことをやる時間を確保するため」に尽きます。でも言葉にすると簡単なことですが、意外とできていません。
特に、「重要だけど急がないこと」例えば個人なら自分のための時間の投資、(本を読む、勉強する)趣味や自分のやりたいことに集中する時間家族と過ごす時間
健康維持のための運動
仕事なら、今後の方針をじっくり錬る時間振り返りをする時間自分の仕事を人に任せるためのマニュアルの作成部下を教育、育成する時間
などは後回しになりがちで、残念ながら時間を確保しない限り何年経っても終わりません。。

時間が足りない主な理由

(2)をやりたいのにできない理由は
(1)の重要かつ緊急性の高い仕事で忙殺され、
(3)の重要でないけど緊急性の高い仕事に追われた上に
(4)の重要でも緊急でもないことに
時間を浪費してしまうからです^^。

時間管理のマトリックス第二領域に集中する方法

時間管理のマトリックスの第二領域(重要だけど緊急性が低いこと)に集中するための方法をご紹介します。

時間管理のマトリックスの第2領域に時間を取る

時間管理のマトリックスの中の、
(1)重要かつ緊急はもちろんですが、
(2)重要だけど緊急性の低いことをやる時間を確保するためにスケジュールを活用します。

そこで、(2) の毎日、毎週、毎月の予定を繰り返し設定にしてGoogleカレンダーにスケジュールします。
特に (2)の重要だけど急がないことはコツコツ積み上げるような習慣化が必要なことが多いです。
そこで、余った時間にやるのではなく、

先に(2)のために自分のスケジュールをおさえておく

ようにします。そうすることで、リマインダとなり、忘れにくくなります。

毎日行う日々のスケジューリングやEmailの対応

時間管理のマトリックスの第2領域の時間を取るために毎週行うスケジューリング、振り返りなどは時間を確保して邪魔が入らないようにします。
毎月作成する報告書やレポートの期日なども、繰り返し予定としてセットしておくと、毎月設定する必要がなくなります。

また、毎日やりたい習慣化したいことも、繰り返しのスケジュールを入れておくことで、時間管理のマトリックスの第2領域の時間を確保できます。

時間管理のマトリックスの第4領域に費やす時間を減らす

時間管理のマトリックスの第4領域は、重要でもなくて、緊急性もない、遊びの時間です。
・テレビを見ている時間
・Youtubeでおもしろ動画を見ている時間
・ゲームで遊んでいる時間

もちろん、人間、遊びも必要です。スマホのゲームを楽しむ時間がストレス発散に有効であれば0にする必要はありません。
遊びのない人生なんてつまんないですからね。

でもこの第4領域に1日何時間も費やすのはちょっともったいないです。
このため、まずは自分が何時間ぐらい第4領域に時間を費やしているかを確認しましょう。

iPhoneなら設定>スクリーンタイムで
何のアプリを何時間使ったかは簡単に確認できます。

この時間を半分にするだけでその時間は丸ごと第二領域に使えるようになります。

時間管理のマトリックスの第3領域に費やす時間をコントロールする

時間管理のマトリックスの第3領域は
重要ではないけど緊急性の高いこと
です。
例えば、
・かかってくる電話
・あまり重要でないメールへの対応
・結論の出ないミーティング
・期日の迫っている目的のわからない報告書
・期日の迫っている頭を使わない作業

実はあまり重要ではないのだけれど、期日が迫っていたり、緊急性が高いのでやらざるを得ない仕事たちです。

これらは、極限まで削ぎ落としましょう。

仕事を削ぎ落とす方法は
・やらなくても問題のない仕事をやめる
・かかる時間を減らす方法を考える
・自分よりも時給単価の安い人でもできる仕事なら、割り振りを変える
・自分より生産性の高い仕事ができる専門家に任せる
の3点です。

やらなくて良い仕事をやめる

特にやらなくても良い仕事は、前からやっているので何となく続けているというタイプの仕事です。

やらなくても良い仕事かどうかの判断基準は「誰かの役に立っているか」で判断できます。
また、他の方法で解決するのであれば、その仕事は不要になります。

かかる時間を減らす工夫をする

手作業でやっている仕事は自動化することでかかる時間を減らせます。

ミーティングなどに時間がかかりすぎているなら、ミーティングの議題とゴール設定をして、事前に資料を配布しておき、読んだ上で参加してもらうようにするなどすれば、ミーティング自体は短くて済みます。

自分より時給単価の安い人でもできる仕事は割り振る

仕事の生産性を上げるという意味でもこれは非常に重要です。
自分の時給を計算して、それよりも安い人に任せられるのであれば、どんどん割り振りましょう。

自分より生産性の高い仕事ができる専門家に任せる

外注など、自分より専門性の高い人に任せることで品質が上がり、トータルコストが抑えられる場合があります。
何でもできる器用貧乏タイプの方は仕事を抱え込みがちですが、餅は餅屋です。
コストはかかりますが、その仕事を外注することで、あなたがもっと生産性の高い仕事に取り組めるのであれば、有効な方法です。

時間管理のマトリックス【重要なことに時間を使う方法】まとめ

時間管理のマトリックスは仕事を4つの領域に分類する方法でした。

第一領域は重要で、しかも緊急性の高いこと 
第二領域は重要だけど緊急ではないこと
第三領域は重要ではないけど緊急なこと
第四領域は重要でも緊急でもないこと

大半の時間は、第一領域に費やすことになります。
さらに第三、第四領域に時間を費やしてしまうことで、重要な第二領域の時間を作るくことができなくなってしまいます。

このため、第二領域に時間を割くための方法をご紹介しました。

順番としては
第4領域にかかっている時間を減らし、
第3領域にかかっている時間を極力なくすことで、
第2領域に割く時間を捻出します。

時間は限られていますので、「先に第2領域の時間を確保してしまうこと」がポイントです。

時間管理のマトリックスを活用してパフォーマンスを向上させましょう!

時間管理でパフォーマンスを向上する方法はこちらの記事をどうぞ。

時間管理術で仕事効率化
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