仕事ができない新人の部下を優秀なアシスタントにする8つの方法

仕事ができない新人の部下を優秀なアシスタントにする方法 ビジネススキルアップ=稼ぐ力
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仕事ができない新人に悩む上司
仕事ができない新人に悩む上司

仕事のできない新人の部下に困っています。。
ウチの新人なかなか仕事ができるようにならないなぁ。
同じミスばかり繰り返す新人ちゃん、改善する方法はないかな。
育成しても成長しない部下は育てる価値はないのかな。。

という悩みにお答えします。

仕事ができない新人の部下・・困りますよね。
このページでは、立ち上げ経営者としてこれまで100人以上の部下を試行錯誤しながら育成してきた経験から、
使えない部下を優秀なアシスタントに育てる方法をお伝えします。
仕事ができない部下の育成にお悩みの方は必見です!

仕事ができない新人の部下を優秀なアシスタントにする8つの方法

新人の部下が仕事ができない理由は、下記のいくつかの要因が絡み合っている場合がほとんどです。

・仕事の目的がわかっていない、目的を考えていない。
・やるべき仕事内容が理解できていない。
・仕事の進め方がわかっていない。
・キャパオーバーしている。
・仕事の進め方に問題がある。要領が悪い。
・仕事にやりがいを感じていない。
・上司(あなた)との信頼関係が不足している。
・メモが機能していない。
・目標が曖昧で本人の行動まで落ちていない。
・本人の能力に対して仕事の難易度が高すぎる。

これらをクリアしていくことで、仕事のできない新人の部下が使える優秀なアシスタントになってくれます。
対処法を順番に見ていきましょう。

仕事の内容と目的、その新人にさせる理由を明確にする

新人の部下が仕事ができない理由の
・仕事の目的がわかっていない、目的を考えていない。
・やるべき仕事内容が理解できていない。

に該当する部分です。

あなた
あなた

そんなの言わなくてもわかるでしょ、普通。。

と思ったあなたは要注意です。
残念ながら、あなたの部下は地頭の良い「仕事のできる新人」ではないので、ここは非常に重要です。

新人の部下は大人ですし、学校でも勉強してきていますが、仕事に関しては基本的に
ど素人です。(IT系など専門知識をバリバリ使う業種は除きます)

不明瞭な指示を出す上司
不明瞭な指示を出す上司

この情報分析して、いい感じにまとめといて

と仕事を渡されるのと、

的確な指示を出す上司(あなた)
的確な指示を出す上司(あなた)

この情報分析なんだけど、
次の広告を打つための判断材料として
A部長に提出するから
去年の資料を参考にして
過去の売上データと広告の効果を使って時系列で分析したグラフのドラフト資料を
今週の金曜日までに作って欲しいんだけどできる?
分析や資料まとめるスキルつけとくと今後も役にたつから、頑張ってね。

とこのように5W1H(上の例ではWhereがなく、Whomが入っています)
Why:なぜ、この仕事をするのかという目的や重要性
Whom:誰の役に立つのか
How:どのようにやるのか
What:何をアウトプットするのか
When:いつまでにやるのか
Who:なぜ自分にさせるのか、これをやることで何が身につくのか

が明確になっていると、新人の部下は成長度合いが早くなります。

簡単な仕事でも、
「誰かの役にたつ」ことや、
「本人のプラスになる部分」を明示してさせることで、
目的意識を持って仕事に取り組むことができるようになります。

マニュアル化して、一度やって見せてから自分でさせる

新人の部下が仕事ができない理由の
・仕事の進め方がわかっていない。
に該当する部分です。

業種によっても異なりますが、新人にさせる仕事は最初はほとんどの場合がルーティンワークになるはずです。
このため、全く頭を使わない仕事ではないですが、作業的な仕事を与える場合は、
マニュアルを見ながら一度やって見せて、それから自分でできるようにするとスムーズです。

もし、業務マニュアルがない場合は簡単な手順だけ記載した箇条書き程度のものでも良いので作っておいた方が良いです。
そのマニュアルのアップデートもその新人の仕事にしてしまえば、自動的により良いマニュアルになりますし、新人の部下は自走できるようになります。

キャパオーバーしないよう少しずつ仕事を与える

新人の部下が仕事ができない理由の
・キャパオーバーしている。
を避ける方法です。

忙しいとどうしても一度に指示を出してしまいたくなりますが、仕事ができない新人はあっという間に容量オーバーし、仕事を処理しきれなくなります。

なぜかというと、
慣れない仕事で、上司が思っているよりも、もっと時間がかかるから
です。

最短距離を知っていれば目的の場所にたどり着くことができますが、途中で、
「これは何だろう?」
と、知らないことが出てきたときに、それを理解するために時間を要したり、
「こっちに行った方が早いかも」
と、間違った道へ突き進んでしまったりすることがあります。

このため、仕事を与える時は、少しずつ与えるようにします。
2週間ぐらいかかる仕事なら、3日分ずつぐらいに分解して渡します。

また、2つ以上与えると、どちらも進まないということになりますので、最初は1つずつ与えるようにします。

仕事は任せ、進捗確認をしてあげる

新人の部下が仕事ができない理由の
・仕事の進め方に問題がある。要領が悪い。
を回避する方法です。

与えた仕事を一から十まで全部指示していたら、
それは新人が自分でやった仕事になりませんし、上司であるあなたも大変です。

このため、仕事を与えたら、一旦任せるようにます。
ただし、ここで放置すると以下のような問題が発生します。
・全く仕事が進んでいない
・期日に間に合わない
・アウトプットの品質が低い
・求めていたものと違うものが出来上がってしまう

このため、進捗確認をするようにします。

最初のうちは3日に一回ぐらい進捗状況を報告させるようにすると良いでしょう。
修正が必要な箇所は理由付きで指示を出し、
OKなら「いいね!」と伝えて、次のタスクに進みます。

修正が必ず必要になる前提でスケジュールを組んだ方が良いです。
このため、3日に1回の進捗確認の後、バッファーとして1日予備日を設けておいた方が良いでしょう。

慣れてくれば進捗確認の頻度は下げていくことができます。

頑張ってるねと労ってあげる

新人の部下が仕事ができない理由の
・仕事にやりがいを感じていない。
・上司(あなた)との信頼関係が不足している。
を避ける方法です。

上司から評価されていないと感じるとモチベーションは著しく下がります。
このため、少し寄り添って、引っ張ってあげるというスタンスが重要です。

進捗確認していく中で、仕事が進んだら、
「期日までに仕上がったね。」
「ここの工夫は見やすくていいね。」
頑張った部分や工夫に対して認めたり、ねぎらってあげると効果があります。

厳しく育てられたあなた
厳しく育てられたあなた

子供か!
俺たちの若い頃はそんなこと一言も言ってもらえなかったけどなぁ

はい、その通りです。
私も褒めてもらえることはほとんどありませんでした。

上司や先輩から怒鳴られたり、理由も教えてもらえず何度もやり直しを命じられたりして育ってきた人からすると、
「甘えるな」
と言いたくなってしまうかもしれませんが、
「怒られるからやる」「言われたからやる」という考え方では指示待ち人間を量産してしまうことになりますし、
「もっと具体的な指示をしてくれれば、理解もしやすく仕事もはかどるのに」
と思った経験もありますよね。

心理学の研究で、
「人間は褒められた方がパフォーマンスが上がる。」
という研究結果があり、
少しだけ褒めてやることで自信をつけさせることはとても効果があります。
ただし、褒めすぎると褒められなくなった時にやる気が低下するという副作用があるため、
褒めそやすというよりは

努力したことを認める「頑張ってるね」や
たまに褒める

という形が良いでしょう。

仕事ができない新人は
「自分は仕事ができないポンコツだ」
と自信を無くしてしまって余計に萎縮している可能性があります。

逆に仕事ができないのに自信満々な「勘違い新人」の場合には少し失敗させ、反省させた方が良いでしょう。

質問に適切に回答する

部下が仕事ができないタイプの場合、質問は受け付けてあげましょう。
ただし、質問を受け、答える場合にはルールが必要です。
ルールがないと、考えずに聞いてきたり、調べずに聞いてきたりとあなたの手を煩わせることになります。

同じ質問をしてきたら思い出させる

新人の部下が仕事ができない理由の
・メモが機能していない。
を回避する方法です。

前に教えたことや、マニュアルに書いてあることを聞いてくる場合があります。
この場合には、
「マニュアルに書いてあるはずだから調べてみてね」
「前にメールで回答してるのでそれを見てね」

と自分で調べられることは調べてから質問するように促します。

私は2回目までは答えを教えて、「マニュアルに追記しておいてね」としています。

覚えてないから聞いてきているわけですから
ここで、
「なんで覚えてないの?」と怒っても無駄です。

仕事ができないのに、メモを取っていない人は論外ですので、必ず取らせるようにしましょう。

メモを取っているのに覚えられないタイプの人は
メモが機能していない
という状態ですので、メモは必ずマニュアルに追記させるようにしましょう。

どうしたらいいですか?と聞かれたら「どうしたらいいと思う?」と返して考えさせる

仕事ができない部下が聞いてくる、どうするべきか判断を仰いでくる質問その1です。

「どうしたらいいですか?」は考えずに聞いてきてる質問なので、考えさせましょう。

「君が私だったらどうするのが良いと思うか考えて提案してね」と返します。
その際、理由も添えて回答させるようにするとより効果的です。

こうすることで、「AなのでBを選ぶべきだ」という論理的な考え方をするように仕向けられます。

どっちがいいですか?と聞いてきたら「どっちがいいと思う?」と返して意見を述べさせる

「AとB、どちらが良いですか?」は
判断を仰いでくる質問その2です。

これも先ほどの質問と同じですが、今回は選択肢を用意してくれました。
でもどちらを選ぶべきかという本人の考えが入っていませんので、もう一息です。

「あなたはどっちの方がいいと思う?」と聞き返して、
理由も聞いてみましょう。

あなたがどっちを選んでも問題ないと判断した場合は、
「どちらか自分が良いと思う方を選んでいいよ」と返します。
自分で選んで進めることになるので、責任感を持って仕事を進めてくれます。

また、第三の選択肢が必要だと判断した場合は
「例えばCのような方法は考えられないかな?」

と返して、再考させます。

これでいいですか?と提案+質問が出てきたら、OKかNGの理由を伝える。

仕事のできない新人くんが「自分はこう思うのですが、いかがですか?
と聞いてこれるようになったら自分で考えた上での提案+質問なので、合格です。

提案してきた内容があなたの答えと違っていてもOKです。
もし提案内容があなたの答えと違う場合は、
「なるほど、それを選んだ理由を教えて」と聞きます。

最後は上司であるあなたが決めることなので、
「でも私はこういう理由でこうする方が良いと思う」

と締めくくればOKです。
理由が明確なので、部下も納得し、次に活かせます。

行動に落とせる目標設定をする

新人が仕事ができない理由の
・目標が曖昧で本人の行動まで落ちていない。
を回避する方法です。

目標設定については別の記事で詳しく解説しますが、
ポイントは
・数字で目標を決める
・行動できる目標にする。
・実現可能な目標にする
ようにしておきます。

人事や経理などの管理系の職種の場合には目標を数値化するのが難しいですが、
その場合は、
・達成期日を目標にする
という形でも良いでしょう。

人事考課などで四半期や半年に一回目標を設定する場合が多いと思いますが、
仕事ができない新人さんにとっては期間が長すぎますので、半月とか1ヶ月ごとというように、もう少し短いスパンで目標設定していくことをお勧めします。

このようにコミュニケーションを取っていくことで、仕事のできない新人は少しずつ仕事ができるようになった実感を感じることができるようになります。

これによって「この上司に指導してもらって成長できた」と感じるようになり、信頼関係ができてきます。

最終手段は仕事の割り振りを変える、配置転換をする

新人が仕事ができない理由の
・本人の能力に対して仕事の難易度が高すぎる。
を回避する方法です。

いわゆるミスマッチというやつですね。

ここまでの対処法で対応できない場合には、
仕事に必要な能力と本人の能力に差がある可能性があります。

この場合には別の仕事を割り振るか別の部署への配置転換をすることで本人を活かす道を模索します。

仕事はスキルを上げることでできるようになるものなので、トレーニングによってできるようになることが大半ですが、それでも向き不向きはあります。

また、向いていない仕事はストレスがかかりますので、無理に続けようとすると心身ともにバランスを崩したり、うつになってしまうこともありますので、注意が必要です。

仕事ができない新人の部下を優秀なアシスタントにする方法まとめ

仕事ができない新人の部下を優秀なアシスタントにする方法まとめ

この記事では仕事のできない使えない部下を優秀なアシスタントにする方法をご紹介しました。

新人が仕事ができない理由は複数あり、どれか一つでも当てはまるとうまく行きません。

・仕事の目的がわかっていない、目的を考えていない。
・やるべき仕事内容が理解できていない。
・仕事の進め方がわかっていない。
・キャパオーバーしている。
・仕事の進め方に問題がある。要領が悪い。
・仕事にやりがいを感じていない。
・上司(あなた)との信頼関係が不足している。
・メモが機能していない。
・目標が曖昧で本人の行動まで落ちていない。
・本人の能力に対して仕事の難易度が高すぎる。

これらの「できない理由」を排除できれば本人は仕事に対して前向きに捉えることができるようになり、上司であるあなたのアシスタントとして機能するようになります。

ポイントは

・仕事の内容と目的、理由を明確にする
・マニュアル化して一度やって見せる
・少しずつ仕事を与える
・仕事は任せ、進捗確認をしてあげる
・労ってあげる
・質問に適切に回答する
・目標設定をする
・配置、仕事の割り振りを変える

一人前の部下になるにはまだまだかもしれませんが、これまで足手まといだった
「仕事のできない新人」が役に立つアシスタントになることは、
あなたに取ってもチームにっとってもプラスですよね。
どこまで化けるかは本人次第です。

部下の育成は時間と手間のかかる作業です。
特に仕事のできないタイプの新人たちは一定の水準に達するまでに時間がかかる不器用で要領の悪いタイプが多いので、将来への投資だと思ってじっくり取り組みましょう。

部下の育成以外にも身につけたいビジネススキルはいくつかあります。
こちらの記事にまとめていますので、是非どうぞ。

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