スケジュール管理ができない5つの理由とは【対策も解説します】

スケジュール管理ができない理由【それはやり方が間違っているかも?】 時間管理術で仕事効率化
この記事は約7分で読めます。

スケジュールの管理ができない、または予定通り進まなくてお困りですか?
スケジュール通りに予定が進まないのには理由があります。
このページでは予定がうまく進むためのコツと進むスケジュールと進まないスケジュールの組み方、立て方の違いをお伝えします。
自分の時間をうまく管理して効率よく自分の仕事を進めましょう!

スケジュール管理ができない5つの理由とは【やり方を見直しましょう】

スケジュールが予定通りに進まなくて困ったり、イライラすること、多いですよね。
私は期日ギリギリになって徹夜で資料を仕上げるとか、夏休みの宿題を一気にやるタイプだったので、そういうことがよくありました。
どうしてそういうことが起こってしまうのでしょうか?

その理由のほとんどは下記の5つで、
1) 期日を忘れてしまっている。
2) 期日ギリギリまで、着手していない
3) 期日だけがスケジューラに入っていて、いつやるのかを決めていない
4) スケジュールを入れていく際に思わずスケジューラに予定を隙間なくびっしり入れている
5) 仕事にかかる時間の見積もりが甘い
です。

期日を忘れてしまっている。

これではスケジュール管理はできません。スケジュール管理の基本中の基本です。
期日を忘れてしまう方はまず、スケジューラーを使うところから始めましょう。
通知機能を使えば、期日前に気がつくことができます。

期日ギリギリまで、着手していない

スケジュール管理ができない人がよくやってしまうことですね。
夏休みの宿題を最終日に泣きながらやるタイプですね。(私も以前はこれでした)

ギリギリにならないと力が入らないといって、先延ばしにすることが癖になっているのではないかと思います。

確かにギリギリで始めるとものすごい集中力を発揮できる場合もありますが、限度がありますよね。

まずその仕事のボリュームがどのくらいか、を把握しておくことと、
他の人に依頼しなければならないデータや情報などは先に貰っておかないと、ギリギリになってからでは間に合わないというようなこともありえます。

期日だけがスケジューラに入っていて、いつやるのかを決めていない

スケジュール管理ができない典型例です。
Todoリストを使用している人はこうなりがちだと思います。

期日は管理できていますが、その仕事をいつやるのかがスケジュールになっていない状態です。
もう一息です。

期日が近づくと気がつきますが、毎回ギリギリになってから作業に取り掛かることになるので、期日に追われることになります。

スケジュールを隙間なくびっしり入れている

これもスケジュールが予定通りにできないケースです。

スケジュールに予定が入っているのに終わらないというタイプです。
計画はバッチリできている感じなのに、期日に追われてしまいます。
毎日同じことを同じ時間をかけてするルーティンワークが多い人の場合はこれでも問題ないですが、必ず突発的なことが起こります。

隙間なく予定を埋めてしまうと、そのスケジュールが予定通りに終わらなかった時や、もっと優先順位の高い予定が入った時に他のスケジュールを変更しなくてはいけなくなります。

仕事にかかる時間の見積もりが甘い

スケジュール管理ができない理由その5は「仕事にかかる時間の見積もりが甘い」です。
1時間でできるだろうと思っていた仕事に3時間もかかってしまったと言う経験は誰にでもあると思います。

もちろん全部時間通りできれば何の問題もないのですが、その仕事にかかる時間を「正確に見積もる」のは意外と難しいですよね。
特にルーティンワークではない頭を使う仕事のばあいは、見積もりよりも大幅に時間がかかってしまうこともあります。

上記のスケジュール管理ができない理由のどれかに当てはまったと思います。
では次に、スケジュール管理ができるようになる方法についてご紹介します。

スケジュール管理のやり方【予定の組み方のコツ】

ではスケジュール管理のやり方を解説します。
上記のスケジュール管理ができない理由に1つでも該当する場合は下記の方法を試してみてください。

スケジュールを入れる時に、少し余裕を持たせておく

え?それだけ?と思ったかもしれませんが、基本的にはこれだけで解決します。

その仕事をする時間の後ろに、かかると思う時間の0.5倍から1倍ぐらいの空き時間を合わせて確保しておくようにします。こうすると、計画が倒れていかなくなります。

例えば、
・30分の仕事ならその後ろに30分開けて次の仕事のスケジュールを入れる
・1時間の会議なら30分開けて次の仕事のスケジュールを入れる
・2時間の仕事なら、その後ろに1時間開けて次の仕事のスケジュールを入れる
というようにしています。

こうすることによって見積もりよりも時間がかかってしまった場合にも対応ができます。余った時間は隙間時間として活用しましょう。

ちろん見積もりよりも早く終わったりすることもあります。その時は「隙間時間」として活用します。まとまった時間が余っているなら後の時間のものを前倒ししても良いでしょう。

スカスカのスケジュールで良い理由

そんなスカスカのスケジュールを立てていて、時間は足りるのかな?と思う方もいると思います。

確かに、作業時間が少なくなってしまうような気がしますよね。
でも大丈夫です。
空いた時間は隙間時間として活用していきますので、スケジュールはスカスカでもその間は実は埋まっています。

スケジュールを入れていくことで、「重要な仕事」をする時間を事前に確保して、集中して取り組むことができるので、その仕事は期日までに終わらせることができるようになります。

それでも予定していた時間に仕事が終われなかった場合

予定した時間に仕事が終わらなかった場合も発生します。
その時は終わらなかった仕事の予定を、翌日以降の時間の空いているところに、移動させます。
Googleカレンダーならドラッグ&ドロップでできますので簡単ですね。

こうやっていくことで期日ギリギリになることがなくなっていきます。
また、取り掛かりが早くなることで、不測の事態も少なくすることができます。

時間が足りなくなる理由

時間が足りなくなる理由は主に
「重要でない仕事に時間を取られている」
ことが多くあります。
その仕事、本当に必要?
自分でないとできない仕事かな?(他の人でもできないかな?)
と、考えてみましょう。

仕事のできる人のところにはたくさんの重要な仕事が回ってきます。
重要な仕事が多すぎて仕事が片付かないという人は、
・自分のキャパ以上に仕事を受けすぎか、
・仕事が遅い(こだわりすぎ、時間をかけすぎ)か
のいずれかということになります。

十分効率化した上で、それでも自分のキャパ以上に仕事があってこなせないと感じる場合は、上司の方に相談して業務の割り振りを見直した方が良いです。

重要な仕事に時間を裂くための時間管理のマトリックスの使い方はこちらからどうぞ。

スケジュール管理の思わぬメリット【モチベーションアップ】

スケジュール管理のメリットの一つに、モチベーションアップがあります。

人間の脳は自分が立てた予定通りに物事が進むと嬉しいホルモンが出てモチベーションが上がります。これによってパフォーマンスも上がります。

逆に予定通りいかないとストレスを感じます。
このストレスはモチベーションの低下につながりますので出来るだけ避けた方が良いです。「自分の計画はうまくいかなかった」と無意識に感じてしまいます。

モチベーションアップの方法はこちらの記事でご紹介しています。

うまくスケジュールを立てて、モチベーションを向上させていきましょう!

スケジュール管理ができない5つの理由と対策まとめ

このページではスケジュール管理ができない5つの理由と、その対策について解説しました。

スケジュール管理ができない理由は下記の5つ

1) 期日を忘れてしまっていることで間に合わない
2) 期日ギリギリまで、着手していないので終わらない
3) 期日だけがスケジューラに入っていて、いつやるのかを決めていないので時間が足りない
4) スケジュールを隙間なくびっしり入れているので予定外のことがあると間に合わない
5) 仕事にかかる時間の見積もりが甘くて終わらない

です。

上記のうち一つでも該当した場合は、
・スケジュールを入れる時に、少し余裕を持たせておく
を実践してみてください。

スカスカのスケジュールを組むことで、仕事がサクサク終わるようになります。
予定通りに終わればモチベーションが上がるというおまけ付きです。

スケジュール管理ができない5つの理由と対策は以上です。

さらに時間管理でパフォーマンスを上げる方法はこちらをどうぞ。

時間管理術で仕事効率化
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