仕事効率化の神アプリ、毎日使えるツール10選【使った感想、評価】

仕事効率化に毎日使える神アプリ、ツール10選【使った感想、評価】 時間管理術で仕事効率化
この記事は約9分で読めます。

仕事を効率化できるアプリやツールをお探しですか?
仕事がサクサク進むアプリやツールは日々進化していて、使い方次第で仕事の効率や生産性が確かに変わります。
筆者が仕事効率化のために毎日使っているアプリ、ツールを厳選して10個ご紹介します。

仕事効率化の神アプリ、毎日使えるツール10選

ではさっそく見ていきましょう!

仕事を効率的にするマインドマップツールXMind

仕事効率化のため、プレゼン資料の作成の骨子を作ったり、考えを整理し、まとめたり、マニュアルを作成したりするためにマインドマップのXMind(エックスマインド)を使っています。
効率的に考えをまとめるツールとしてはマインドマップツールは必須です。
XMindはDropboxに保存することでパソコン、タブレット、携帯からアクセスできるので非常に重宝しています。

シンプルな見た目で動きも軽いところが気に入っています。グループ化や関連付けなどの機能もあり、使いやすいのが特徴です。

有料プランもありますが、無料でも十分使い勝手が良いため、おすすめです。

マインドマップツールは有料、無料のものが他にもたくさんありますが、現時点ではXMindがあれば困りません。

仕事を効率化するクラウドストレージサービス

ファイルをクラウド上に保存しておけるクラウドサービスでは
・Google Drive
・Dropbox
・iCloud
の3つが大変有名ですね。

無料で使える容量は
・Google Drive 15GB
・Dropbox 2GB
・iCloud 5GB

無料の範囲で治らない場合は追加で容量を購入することができ、
・Google Drive 100GB 1.99ドル 
・Dropbox 2TB 9.99ドル
・iCloud 200GB 2.99ドル

それぞれの使用感を比較してみます。

Google Drive

Gmail ユーザーの方はGoogle Driveを使用できます。

無料の容量は15Gと少し大きめです。
仕事で使う色々なファイルをGoogle Driveに保存することができます。
フォルダ分けもでき、フォルダやファイルごとに複数の人と共有設定ができる点も便利です。

ただし、Word やExcelのファイルを保存した場合、web上ではエクセルやワードとして直接開くことはできず、開くとプレビューになってしまいます。
Google DriveはGoogle寄りなのでMicrosoft office(ExcelやWord、Powerpointなどのソフトは、保存はできますが、その場で開いて編集できません。

WordはGoogle Document、
ExcelはGoogle Spreadsheetと互換性があり、
ウェブ上でGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートとして開くことができます。

保存したファイルをWordやExcelで開く方法は下記の2つです。
・ウェブから一旦ダウンロードして開く
・パソコンのフォルダとGoogle Driveを同期して、PCのフォルダから直接開く

また、Google Documentや Google Spreadsheetは複数人で同時にファイルの編集ができます。

Googleスプレッドシート

Dropboxはファイル共有に使える

Dropboxは癖が少なく、使い勝手は良いです。
ただし、無料ストレージは2GBと少し少なめです。

DropboxはExcelなども直接開いてExcelとして編集処理することができるという点で、使いやすい印象です。
Dropboxからファイルを開く方法の選択肢としてMicrosoft Excelで直接開いて編集することができるようになっています。

Dropbox businessなどの有料サービスに申し込めば容量も大幅に増えますし、複数人での作業にも耐えますので、業務用にも使えます。
ただし、有料プランは月額最低 $9.99からとなっており、Googleと比較するとコスト面で若干負担が大きくなります。

iCloudはAppleデバイス間の同期に使える

iCloudはAppleが提供しているクラウドサービスですね。

無料ストレージは5GBです。

iPhoneで撮影した写真をiCloudに同期しておくと自動的にアップロードして、同じApple IDを使用している他の端末に同期されます。
また、PagesやNumbersなどのソフトもデザイン性にも優れ、使い勝手も良いですね。

ただし、Microsft office(Word Excel Powerpointなど)とのファイル間の互換性は一応ありますが、少し弱い印象です。

Pages はWordと互換
NumbersはExcelと互換

iCloudは使用できるのがApple製品に限定されてしまことやApple IDに紐づくサービスであるため、業務用に使用するというよりは個人や家族で使用するイメージが強いです。

Gmailとセットで使う神スケジューラGoogle カレンダー

Googleカレンダーの登場によって、もう紙のスケジューラー(スケジュール帳)は使う意味がなくなってしまったと感じています。

繰り返しの予定の登録や、予定の変更など、入力したスケジュールはウェブ上で同期されているので、どのデバイスからでもスケジュールの作成、確認、変更ができます。

また、複数のアカウント間でスケジュールを共有したり、
ミーティングに招待したり、
Web ミーティングを開いたり、
届いたGmailをスケジュールに登録(予定を作成)することができる点は秀逸です。
Googleカレンダーの使用方法についての詳細はこちらの記事で詳しく解説しています。

仕事を効率化するメモアプリ・ツール

紙の手書きのメモ帳は現在も使用していますが、
文章を書いたりするのには直接入力した方が、
・読み返したり、
・再利用したり、
・再編集したりするのに使い勝手が良いため、
メモはパソコンや携帯に直接入力するようにしています。

使用用途としては
・ミーティングのアジェンダ(議題)や議事録
・自分用の作業マニュアル
・このブログの原稿
などです。

Apple 標準メモ

メモツールは色々試しましたが、下書き用の用途であればここ最近はAppleの標準メモが使いやすいと感じています。
理由はMac, iPad, iPhoneからアクセスできる点でと、パッと開いてすぐ書けるという点です。

ただし、iCloudの同期をやめた際にメモが消えてしまったことがあり、情報を保存しておく目的の場合にはちょっと弱いかもと感じます。

このため、用途としてはデータの保存ではなく、ブログや文書の下書用などの一過性の文章を書くツールといった使い方をしています。
ざっと下書きメモを書いた後、書類(完成品)に仕上げます。

ZohoのNotebook

NotebookはZohoという会社が提供しているメモツールです。
web上でもアプリでも使え、こちらもパソコンやタブレット、スマホで使えます。

用途は自分用の業務マニュアルなどです。
人に見せる用ではないので、ざっとしたメモ程度で作成して、保管しておくという目的の場合はこのNotebookを使用しています。

Appleのメモとの用途の違いは、保管する目的かどうかで使い分けています。

ノートをフォルダ分けしたり、グループ化したりする機能があり、視覚的に使いやすい印象です。
または画像ファイルなども貼り付けておくことができるので便利です。

メモのイメージはこちら

メモはこのような感じです。

1つのノートブックに複数のメモを入れて保存しておくことができます。

色も綺麗で、入力している文字情報はキーワード検索もできるので視覚的に探しやすいです。
しかも現時点では無料です。

複数のメモを保存しておくことができます。キーワード検索もできるので視覚的に探しやすいです。

ただし、導入初期の頃に
・Evernoteからデータを移行しようとした際、うまくいかなかったことと
・複数の端末からの操作すると、データの同期がうまく反映せず、複数のバージョンができてしまう場合がありました。

仕事を効率化する 写真の加工やPDFの編集

Adobe creative cloud

仕事効率を高めるためには、ペーパーレス化は避けては通れないですね。
オフィスから紙がなくなれば、保管する手間、場所も不要になり、データの保管で済むようになります。
AdobeのAcrobat を使えば、印刷せずにPDFの編集や入力、署名などが簡単にできます。

Adobeのソフトは有料ですが、それ以上の価値があります。

PDF編集もそうですが、Photoshopなどの画像の編集加工の機能は有料の価値が十分にあると言えます。

有料ソフトなだけあって、かなり多機能であるため
フォトショップやイラストレーターなどは
最初は使い方に戸惑いますが、利用者が世界中にいますので、Googleで使い方検索して調べながらすれば、誰でも使えます。
無料でも似たようなことができるソフトはありますが、使い勝手や仕上がりが良い点でAdobe creative cloudは使えます。

Docusign (ドキュサイン)でペーパーレス化

ペーパーレス化は仕事効率化に効果があります。
日本はハンコ文化なので、まだ紙の契約書が主流ですが、
アメリカではDocusignが使われる機会が多いです。

交渉後、すぐにEmailで契約書が送られてきて、その日のうちにサインして契約成立というスピード感があります。

Eメールでサインしてほしい書類を送ると、受け取り側はメールで受け取り、
印刷せずにWeb上で電子的に署名をすると、自動的に送り返されてきます。
紙を使わず、保管スペースもデジタルで済みますので、経済的ですね。

日本でも2020年4月に施行される新民法にも電子署名は適法と記載があり、これからどんどん増えて来ると思います。

仕事を効率化する動画配信ツールvimeoで動画を配信

仕事効率化の観点から、動画は注目されてきていますね。
説明動画やマニュアルなど、一旦動画にしておけばその動画が24時間あなたの代わりに働いてくれるようになります。

viemoはウェブ上にビデオなどの動画を保管、配信しておくツールです。
Web講座などの動画をアップしておくのに使えます。
動画のURLをウェブサイトやブログに埋め込むこともできますね。

外出制限の影響もあり、ウェブミーティングツールのzoomやvimeoはYoutubeと並んで使われる機会が増えてきていますね。
vimeoはYoutubeと同様に無料で使用することができ、公開する範囲などプライバシー設定が可能です。

viemoとYoutubeとの違い

Youtubeは動画の一時停止や再生が終わった後に関連動画が自動的に表示されてしまいますが、
vimeoであれば、一時停止時や再生後にも関連動画の表示はありません。

無料プランの場合は本数や容量に制限があります。有料プランを使うと動画再生後に表示する内容も指定することができます。
アップロードの方法は簡単で、vimeoのサイトにログインして、アップロードするだけです。
出来るだけ、動画は軽くした状態でアップするようにした方が良いでしょう。

仕事、業務効率化に使えるアプリ、ソフトウェア10選は以上です。
ツールは使い方次第で強い味方になります!
ぜひ使いこなしましょう!

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