マルチタスク能力は幻想。複数の仕事を同時に行う唯一の方法とは?

マルチタスク能力は幻想。複数の仕事を同時に行う唯一の方法とは? ビジネススキルアップ=稼ぐ力
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マルチタスクの能力を高める方法を知りたいですか?
残念ながら頭脳労働の場合一人でするマルチタスクは非効率であることは周知の事実です。
このページでは複数の仕事を同時に行う唯一の方法を解説します。
この記事を読むことで効率的に仕事が進められるようになります。
これまで非効率なマルチタスクで仕事に取り組んできた方は必見です。

マルチタスク能力は幻想。複数の仕事を同時に行う唯一の方法とは?

残念ながら、一人で複数の仕事を同時にこなす「マルチタスク能力」は幻想です。
一人マルチタスクは絶対にやめた方が良いです(断言します)

一人でマルチタスクをしている人はマルチタスクが苦手な方のための仕事術の記事をどうぞ。

ではどうやって複数のタスクを同時に処理するのか?を解説します。

マルチタスクの本質は、自分以外の力で複数のことが同時に進む状態を管理することです。
「自分でやる」のではなく、「自分以外の力を使って」複数のことをやるのが本質です。
なぜなら、上述のとおり、自分一人の脳味噌は同時に複数のことを展開することができないからですね。

マルチタスクを管理する能力を高めること

複数の仕事を同時に進める方法の答えはマルチタスク を管理する能力を高めることです。

あなた
あなた

え、なにそれ?
マルチタスクは幻想なんじゃないの?

はい、一人のマルチタスク能力は幻想ですが、
複数のことを同時に進める方法はあります。

それは、自分が何かしなくても勝手に進む状態を複数作るということです。

つまり、自分以外のリソース、部下や外注先などの誰か他の人や、パソコンなどの機械を使って同時にできるように準備することです。

つまり、「マルチタスクを管理する能力」です。
複数の案件を同時に進める方法はこれしかありません。

自分でやらなくても、仕事が進む状態を作る

マルチタスク=自分でしなくても、複数の仕事が進む状態をつくることです。
・段取り。仕事の順序、完成までのスケジュールを作る。(カット、スイッチを入れる順序)
・複数の仕事を外注先や部下、同僚に割り振り、それぞれ進めてもらう。(鍋を火にかける)
・仕事の進捗を確認する(焦げないように混ぜる)
・スケジュールを管理する(火を止めるタイミングを管理する)

このように、外注先や部下の方がいる方はマルチタスクを実現できます。

自分一人ではなく、仕事を割り振ることによって複数人で複数の種類の仕事を同時こなすことができます。
経営者や管理職の方はこれを普通にやっていますね。
結果、それはあなたの成果になるので、人を使って結果的にマルチタスクを実現したと言えますね。

マルチタスクを管理する能力を高める5つの方法

ではマルチタスク管理の能力を鍛えるための方法について解説します。

料理はマルチタスクの能力向上に役に立つ

料理はマルチタスク管理の能力を高めるのに役立ちます。
ご飯を炊きつつ、具材のカットをしながら複数の鍋を同時に管理することはできますよね。これも一種のマルチタスクです。

これは、鍋を火にかければ、あとは鍋が勝手に調理してくれるからですね。
あとは焦げないように時々具材を混ぜるとか、鍋の火を止めるタイミングを管理しておけば、複数の料理を同時に出来上げることができます。

料理はマルチタスクの能力向上にとても良いです。

効率よく進めるためには段取りが非常に重要です。

これを仕事に置き換えると、下記のようにできれば、正しいマルチタスクになります。
ここで重要なのは、「自分でやらなくても、仕事が進む」状態を作ることです。

段取りを準備しておくこと

複数のことを同時に進める力=段取りができることですね。
できるだけ短い時間で効率よく終わらせるために、
作業の順番とかかる時間を把握して、作業の手順を決めることです。

例えば料理で考えてみましょう。
下記の作業がある場合、全部合わせて80分の作業です。
一人でやるとして何分でできますか?

効率よく終わらせるためには下記のように段取りして、大体30分ちょっとで終わります。

簡単すぎますね。
でもこれが仕事になると急にできなくなる人が結構多いです。

ポイントは
・どのくらい時間がかかるか
・どれが終われば、次の作業に描かれるか?
・どれとどれは同時に進められるか?
・どの順番でやると最短で終わるか
を考えることです。

上の例だと、食材を切らないと次の材料を煮込むができません。
またご飯が一番時間がかかるので、先にスイッチを入れておけばあとは放っておける。
煮込んでいる間に残りの作業が終わります。

できるだけボールを持つ時間を短くすること

複数のことを同時に管理するためには、自分のところで情報や仕事を止めてしま話ないようにしましょう。
このため、判断や確認メールへの返信、情報の共有は最優先で行うことが重要です。

全体を把握して調整すること

マルチタスク能力を高める3つめのポイントは全体を把握することです。
複数の人を使って仕事をする場合、全体を把握する力が重要です。

例えば下記のように4人の人を使ってプロジェクトを進める場合、
誰か一人が思ったように仕事が進んでいない場合、全体が遅れてしまいます。

Bさんは多少遅れても大丈夫ですが、A,C,Dさんは遅れると納期に直結します。
特にCさんは時間がかかりそうなので、ズレが大きくなる可能性があります。
このため、Cさんの仕事を誰かと分けられないかと考えたり、
A,C,Dさんに中間で進捗報告をさせるというような動きが必要になります。

人数が増えるとさらに複雑になります。

全体を時間で把握できるようにしておくと良いでしょう。
上の図はガントチャートという図の簡単バージョンです。

絶対に一人マルチタスクをしないこと

一人でマルチタスクで仕事をするのは非常に非効率です。
理由は簡単で、
人間の脳はマルチタスクをするようにはできていないから
です。
「53+28」の計算と「今日の晩ご飯何にしようかな」という二つのことですら、同時に考えるのは難しいですよね。
一人でマルチタスクをするのはやめましょう。

マルチタスク管理の能力が求められる仕事

マルチタスク管理の能力が求められる仕事は
・複数の部下を持つ管理職
・プロジェクトマネージャー(プロマネ)
・外注先に仕事を依頼してコントロールする仕事
などです。

自分一人でするよりも複数でした方がスピードも上がります。
納期に間に合うように時間を管理していく能力が必要です。

マルチタスク管理の能力を高める方法まとめ

このページでは従来のマルチタスクは幻想であり、
複数の仕事を同時に進める唯一の方法は

マルチタスクを管理する能力を高めること
・自分でやらなくても、仕事が進む状態を作る
であることを説明しました。
つまり、自分以外の力を活用してマルチタスクを実現するということです。

また、マルチタスク管理の能力向上に必要なポイントを5つご紹介しました。

ポイントは
・料理のようなマルチタスクに取り組むこと
・段取りをしておくこと
・できるだけボールを持つ時間を短くすること
・全体を把握して調整すること
・一人でマルチタスクをしないこと
の5つでした。

マルチタスク管理の能力が求められる仕事は
・部下のいる管理職
・プロジェクトを管理するプロマネ
・外注先を管理する人

などでした。

自分以外のリソースを使うことができるマルチタスク を管理する能力が身に付くと、仕事のスピードが大幅にアップしますので是非お試しください。

マルチタスクは苦手な方向けに仕事がサクサク進む方法についてはこちらの記事もどうぞ!

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