時間管理能力が向上する5つのポイント【仕事効率化の基本】

時間管理能力を高める5つの方法【パフォーマンスが向上します】 時間管理術で仕事効率化
この記事は約5分で読めます。

時間管理能力を向上させたいけどどうすればいいのかな?
時間を管理するスキルってどういうこと?
仕事や勉強が時間通りに進められるコツが知りたい。
期日よりも早く仕事が終わるようにしたい。
いつもギリギリまで後回しにしてしまう。
時間に追い回されている感じがする。

という方は必見です!

時間管理能力を高めたいとお考えですか?
このページでは時間管理能力を向上するための5つの方法をお伝えします。
時間管理の能力を向上することで、今よりも余裕を持って仕事に取り組むことができるようになります。時間管理の能力はスキル(技術)なので、身につけることができます。
タイムマネジメントの能力は収入に繋がります! 時間管理のスキルをアップをしたい方は必見です。

時間管理能力が向上する5つのポイント【仕事効率化の基本】

時間管理の能力を向上する(身につける)ポイントは以下の5つです。

1) 期日(納期)を確認してスケジューラに登録する
2) 仕事が終わるだけの作業時間を確保する
3) 時間当たりの効率を上げる
4) 進捗状況を確認する
5) 期日までに仕事を終わらせる

当たり前のことばかりだな、と思った方はもうできているか、わかっているけどできていないかのどちらかだと思います。
詳しくみていきましょう。

期日(納期)を確認してスケジューラに登録する

時間管理能力向上のポイント1つめは、
仕事に取り掛かる前にまず、いつまでに仕上げるのか、納期を確認することです。

例えば上司からの指示で資料作成を行う場合は特に期日がいつなのか、ドラフト版の提出(中間チェック)はいつ頃にするかというようなことを確認します。
もちろん、自分で仕事をする場合も期日を決めて取り組むことをおすすめします。

スケジュールを管理するツール(スケジューラー)の詳細はこちらの記事をどうぞ。

作業時間を確保する

時間管理能力向上のポイント2つめは、
決めた期日に向けて、集中して作業をする時間を確保することです。

ここで重要になるのが、作業時間の見積もりです。例えば2週間後までに事業報告書を作成するというタスクがある場合、
・報告の骨子を決める 2時間
・データを集める 1時間
・報告書をまとめる 2時間
というように「このぐらいで終わるかな」という時間を確保します。

スケジュールの組み方はこちらの記事も参考にどうぞ。

時間当たりの効率(生産性)を上げる

時間管理能力向上のポイント3つめは、時間当たりの効率を上げることです。

2つめのポイントでその作業をするための集中タイムを確保できていますので、その時間に邪魔が入らないようにブロックします。
気になるものは排除します。(特にメールやスマホは集中を阻害するので見ないように)

シングルタスクに集中することでパフォーマンスが上がります。
パフォーマンスを上げるという観点では・睡眠時間の確保・体調管理も重要です。
時には「徹夜で終わらせる」ということもあると思いますが、できるだけそうならないように時間や期日をコントロールできるようにしましょう。

また、生産性の低い仕事を
・やめる
・減らす
・自分でせずに人に振る
ということも非常に重要です。

進捗状況を確認する

時間管理能力向上のポイント4つめは、納期に向けて中間確認をすることです。

・組んだスケジュールの予定通りに進んでいるか?
もし間に合わないと判断した場合は、この段階で誰かに助けやアドバイスを求めます。それでも期日までに間に合いそうにない場合は、この時点で依頼主(例えば上司やクライアント)に相談します。最終手段として、期日を変更してもらうという手もあります。期日の変更は仕事の信頼関係を崩す可能性があるので、できるだけしないで済むようにします。

・作っているもの(例えば資料)はニーズに合っているか?
例えば、資料や記事作成の仕事であれば、ドラフト版を上司に見せて、向かっている方向性が合っているか確認します。
進んでいる方向が間違っていると、後で修正する手間が大きくなってしまいます。
このため、必ず早い段階で確認することをオススメします。

期日までに仕事を終わらせる

時間管理能力向上のポイント5つめは、設定した期日までに仕事を終わらせることです。
ここで重要なのが下記の2点です。

品質と時間のバランスをとる

品質にこだわりすぎて時間に間に合わない、では本末転倒です。
芸術作品など、クオリティが全てではないのであれば、例えば80%の出来だったとしても期日に納品できる方が重要です。

少し余裕を持って終わらせる

夏休みの宿題のように最終日ギリギリになってバタバタするのは避けます。
少し余裕を持って終わらせることで、見直しをしたり、間違いを修正したり、改善する時間を作ることができ、アウトプット(成果物)の品質を改善できます。

時間管理能力を向上させる5つのポイント【生産性を上げ仕事効率化】まとめ

時間管理能力の向上は毎日の取り組みが重要です。
この記事では時間管理をする能力を高める方法についてお伝えしました。

時間管理の能力を向上するポイントは
・期日を確認する
・作業時間を確保する
・時間あたりの効率(生産性)を向上させる
・進捗状況を確認する
・期日までに仕事を終わらせる
の5点をご紹介しました。

非常に基礎的で当たり前の事ばかりですが、これがきちんとできている人は意外と少ないと思います。
時間管理のスキルは実践すれば誰でもできることなので、いつも意識するようにしましょう。

時間管理のスキルが身についてきたら、
時間管理術でパフォーマンスを劇的に向上する方法もぜひチェックしてみてくださいね!

時間管理術で仕事効率化
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